1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

LUMA – Office Assistance & Admin Studio
Ondernemingsnummer: 1041.306.480
Adres: Ruisstraat, 9140 Tielrode
E-mail: latoya@adminluma.be
Telefoon: 0499/91.40.99
Website: www.adminluma.be

In deze privacyverklaring wordt naar LUMA – Office Assistance & Admin Studio verwezen als “LUMA”, “wij” of “ons”.

Als verwerkingsverantwoordelijke bepaalt LUMA welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden dit gebeurt en op welke manier deze gegevens worden verwerkt.

​

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de manier waarop je met LUMA in contact komt, kunnen wij verschillende persoonsgegevens verwerken.

Dit kan onder meer gaan om:

voor- en achternaam;

bedrijfsnaam en functie;

adres- en bedrijfsgegevens;

e-mailadres;

telefoonnummer;

facturatie- en betalingsgegevens;

informatie die je zelf verstrekt via e-mail, telefoon, een contactformulier of tijdens een kennismakingsgesprek;

gegevens die noodzakelijk zijn om onze administratieve diensten uit te voeren;

informatie met betrekking tot de samenwerking en communicatie met jou;

IP-adres;

technische gegevens over je bezoek aan onze website;

informatie over het gebruik van onze website, zoals bezochte pagina's, browser en tijdstip van bezoek;

cookie- en trackinggegevens, voor zover deze worden gebruikt.

Wij verwerken enkel persoonsgegevens die noodzakelijk en relevant zijn voor het doel waarvoor ze worden verzameld.

​

3. Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

LUMA verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, afhankelijk van jouw relatie met ons.

Wij kunnen jouw persoonsgegevens gebruiken om:

jouw vragen en aanvragen te beantwoorden;

contact met je op te nemen;

onze diensten aan jou te kunnen aanbieden en uitvoeren;

offertes op te maken;

afspraken en samenwerkingen te beheren;

administratieve ondersteuning en andere overeengekomen diensten uit te voeren;

facturen op te maken en betalingen te verwerken;

onze dienstverlening te verbeteren en af te stemmen op de behoeften van onze klanten;

onze website te beheren, beveiligen en verbeteren;

wettelijke en administratieve verplichtingen na te komen;

onze rechten en belangen te beschermen, bijvoorbeeld in het kader van geschillen;

je, indien je daarvoor toestemming hebt gegeven of indien dit wettelijk is toegestaan, commerciële informatie of updates te bezorgen.

​

LUMA verkoopt jouw persoonsgegevens niet aan derden.

4. Op welke rechtsgrond verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens enkel wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat zoals voorzien in de AVG/GDPR.

Afhankelijk van de situatie kan de verwerking gebaseerd zijn op:

Uitvoering van een overeenkomst
Wanneer je gebruikmaakt van onze diensten, is het noodzakelijk om bepaalde persoonsgegevens te verwerken om de overeenkomst te kunnen uitvoeren. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op jouw contactgegevens, bedrijfsgegevens, facturatiegegevens en informatie die nodig is om de overeengekomen administratieve diensten uit te voeren.

​

Wettelijke verplichting
Sommige persoonsgegevens moeten wij verwerken omdat wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld voor onze boekhouding, facturatie en fiscale verplichtingen.

​

Gerechtvaardigd belang
In bepaalde gevallen verwerken wij persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen, bijvoorbeeld voor het beheer en de beveiliging van onze onderneming, het onderhouden van zakelijke contacten of het verbeteren van onze dienstverlening. Bij een dergelijke verwerking zorgen wij ervoor dat jouw belangen en fundamentele rechten niet onevenredig worden geschaad.

​

Toestemming
Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, vragen wij hiervoor vooraf jouw toestemming. Je hebt het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

​

5. Delen wij jouw persoonsgegevens met derden?

Wij behandelen jouw persoonsgegevens vertrouwelijk.

In bepaalde omstandigheden kunnen wij persoonsgegevens delen met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners die ons ondersteunen bij de werking van onze onderneming.

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:

onze boekhouder of accountant;

IT- en softwareleveranciers;

hosting- en websiteproviders;

e-mail- en communicatiediensten;

cloud- en administratieve software;

betalings- en facturatiediensten;

professionele adviseurs;

overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer een derde persoonsgegevens in onze opdracht verwerkt, zorgen wij er waar nodig voor dat passende afspraken inzake gegevensbescherming worden gemaakt.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derden voor verkoop- of handelsdoeleinden.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een passende wettelijke basis en de vereiste waarborgen aanwezig zijn.

6. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is.

De concrete bewaartermijn kan afhankelijk zijn van het soort persoonsgegevens en de context waarin ze werden verzameld.

Zo kunnen bijvoorbeeld:

klant- en contractgegevens worden bewaard zolang de zakelijke relatie loopt en zolang dit noodzakelijk is voor de afhandeling ervan;

boekhoudkundige en facturatiegegevens worden bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn;

communicatiegegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor de behandeling van jouw vraag of de verdere zakelijke relatie;

gegevens die uitsluitend op basis van toestemming voor marketingdoeleinden worden verwerkt, worden bewaard zolang je toestemming geldig is of totdat je deze intrekt.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een verdere bewaring wettelijk vereist is.

​

7. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

LUMA neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer:

verlies;

ongeoorloofde toegang;

ongeoorloofd gebruik;

wijziging;

openbaarmaking;

vernietiging.

Wij beperken de toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Hoewel wij passende maatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen, kan geen enkele methode van opslag of elektronische overdracht volledige veiligheid garanderen.

​

8. Jouw rechten

Onder de AVG/GDPR beschik je, afhankelijk van de omstandigheden, over verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Je hebt onder meer het recht om:

inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij over jou verwerken;

onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;

onder bepaalde omstandigheden jouw persoonsgegevens te laten verwijderen;

onder bepaalde omstandigheden de verwerking van jouw persoonsgegevens te laten beperken;

bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;

jouw persoonsgegevens, wanneer wettelijk van toepassing, in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen;

jouw toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming gebaseerd is.

Je kunt jouw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via:

E-mail: latoya@adminluma.be

Wij kunnen, indien nodig, bijkomende informatie vragen om jouw identiteit te verifiëren voordat wij op jouw verzoek ingaan. Dit doen wij om jouw persoonsgegevens te beschermen.

Wij proberen jouw verzoek binnen de wettelijk voorziene termijn te behandelen.

​

9. Cookies en websitegegevens

Onze website kan gebruikmaken van cookies en gelijkaardige technologieën.

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op jouw toestel kunnen worden opgeslagen wanneer je onze website bezoekt.

Afhankelijk van hun functie kunnen cookies bijvoorbeeld worden gebruikt voor:

het technisch functioneren van de website;

het onthouden van bepaalde voorkeuren;

het analyseren van het gebruik van de website;

het verbeteren van de gebruikerservaring;

eventuele marketing- of trackingdoeleinden.

Niet-noodzakelijke cookies worden, waar wettelijk vereist, pas geplaatst nadat je hiervoor toestemming hebt gegeven.

Je kunt cookies ook beheren of verwijderen via de instellingen van jouw internetbrowser.

​

10. Gegevens die je via onze website of communicatie verstrekt

Wanneer je via onze website, e-mail, telefoon of een andere communicatievorm contact met ons opneemt, verwerken wij de persoonsgegevens die je ons vrijwillig verstrekt.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor het doel waarvoor je ze verstrekt, bijvoorbeeld om:

je vraag te beantwoorden;

een kennismakingsgesprek in te plannen;

een offerte op te stellen;

informatie over onze diensten te bezorgen;

een samenwerking voor te bereiden of uit te voeren.

Wij vragen je om geen persoonsgegevens te verstrekken die niet noodzakelijk zijn voor jouw vraag of de dienstverlening.

​

11. Direct marketing

Wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven, kunnen wij je contacteren met informatie over onze diensten, updates of andere zakelijke communicatie.

Je kunt je op elk moment afmelden voor dergelijke communicatie of bezwaar maken tegen direct marketing.

Wanneer je je afmeldt, zullen wij jouw gegevens niet langer gebruiken voor dat specifieke marketingdoel, tenzij wij daarvoor een andere wettelijke grondslag hebben.

​

12. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

LUMA kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening, website of de toepasselijke wetgeving verandert.

De meest recente versie wordt steeds op onze website gepubliceerd.

Bovenaan deze privacyverklaring vermelden wij de datum waarop deze voor het laatst werd bijgewerkt.

Wij raden je aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

​

13. Klachten

Heb je een vraag, opmerking of klacht over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via:

latoya@adminluma.be

Je hebt daarnaast steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) wanneer je van mening bent dat jouw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt.

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

​

14. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van jouw persoonsgegevens of het uitoefenen van jouw rechten kun je contact opnemen met:

LUMA – Office Assistance & Admin Studio
Latoya Sciacca
Ruisstraat, 9140 Tielrode
1041.306.480
latoya@adminluma.be
0499/91.4099

Wij behandelen jouw vraag vertrouwelijk en streven ernaar om je zo snel mogelijk verder te helpen.